Jak wyjechać? Czyli długa droga przez formalności

Erasmus wiąże się z całym mnóstwem formalności. Jesteśmy 2-3 tygodnie przed wyjazdem i jeszcze nie udało nam się załatwić wszystkiego. Chociaż my z góry utrudniliśmy sobie to zadanie chcąc jechać razem. Ale zacznijmy od początku...

Formalności i cały tryb załatwiania wyjazdu na każdej uczelni powinny wyglądać podobnie. Przede wszystkim warto jednak wiedzieć kto, jak, kiedy i gdzie może wyjechać. No i co to właściwie jest ten Erasmus :) ja opiszę jak to wyglądało w naszym przypadku, na AGH w Krakowie.

Erasmus to program współpracy międzynarodowej, obejmujący studia i praktyki, ale także wyjazdy pracowników uczelni. My wyjeżdżamy na studia, więc na tym się skupię. Żeby móc ubiegać się o wyjazd, trzeba być studentem uczelni, która ma tzw. Kartę Uczelni Erasmusa. Nie ma znaczenia stopnień studiów, trzeba mieć jednak ukończony 1 rok. Ponadto trzeba osiągnąć próg minimalny średniej ocen (na AGH 3,80) i znać język obcy, w którym prowadzone są zajęcia za granicą. Wyjechać można tylko jeden raz, ale dotyczy to osobno studiów i praktyk. Wyjazd może trwać od 3 do 12 miesięcy i musi obejmować jeden i ten sam rok akademicki. Studia można odbywać w krajach członkowskich Unii Europejskiej, krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (m. in. Norwegii) i w Turcji.

Wszystko zaczyna się na uczelni macierzystej. Pierwszym krokiem jest zdecydowanie gdzie chce się jechać. Może w tym pomóc lista umów bilateralnych, dostępna na naszej uczelni. Są to porozumienia pomiędzy dwiema uczelniami posiadającymi Kartę Uczelni Erasmusa. To właśnie w takiej umowie jest wyszczególniona liczba osób, które mogą wziąć udział w wymianie. Umowy są zawierane tylko przez pracowników uczelni, czyli koordynatorów. 

Jeśli znalazłeś coś co Cię interesuje, to świetnie! Pisz maila do koordynatora z pytaniem czy są wolne miejsca. Uwaga: nie musi to być umowa z Twojego wydziału! Czasami koordynatorzy nie są temu przychylni, ale nie daj sobie wmówić że warunkiem koniecznym jest wyjazd w ramach umowy z Twojego wydziału :)

Jeśli tak jak my nie lubisz ograniczeń, bądź Twoja uczelnia nie ma podpisanej umowy bilateralnej z uczlenią do której chcesz wyjechać, możesz zainicjować podpisanie nowej umowy. Musisz w tym celu znaleźć pracownika uczelni (najlepiej Twojego wydziału), który się na to zgodzi. I tu ukłon w stronę Pani dr AM, która od początku bardzo nam pomaga. Tak jak wspomniałam, my chcieliśmy jechać razem. Tu sprawa trochę się skomplikowała, bo studiujemy na dwóch różnych wydziałach. Nowe umowy bilateralne podpisuje się długo przed wyjazdem - na rok 2013/14 termin mijał już w lutym 2013.

Załóżmy, że znaleźliśmy super koordynatora, który podpisał dla nas umowę bilateralną z wymarzoną uczelnią (w Trondheim). Teraz czas na pilnowanie kolejnych terminów. Pierwszym krokiem będzie złożenie wstępnej ankiety, w której podasz swoje dane, określisz znajomość języków obcych i średnią ze studiów. Jest na to specjalny formularz. A stypendium dostaje każdy, kto złożył wymagane dokumenty w terminie (zaaplikował o wyjazd, czyli złożył wspomnianą ankietę). Jeśli termin został przekroczony, również można wyjechać, ale bez żadnego dofinansowania. Kwoty są ustalone z góry i wynoszą średnio od 200€ do 400€, w zależności od kraju, do którego chce się wyjechać.

Kolejnym krokiem jest stworzenie tzw. Learning Agreement, czyli porozumienia o programie zajęć. Tutaj najważniejszym elementem jest lista przedmiotów, w których będziesz brał udział za granicą. Nie muszą się zgadzać dokładnie z Twoim programem studiów, ważne żeby były mniej więcej podobne i dawały możliwość zdobycia 30 punktów ECTS na semestr. Taki dokument musi być podpisany przez dziekana Twojego wydziału, który wyraża tym samym zgodę na wyjazd, koordynatora umowy, a także uczelnię, do której się wybierasz.

Ostatnim dużym krokiem jest podpisanie umowy finansowej. Właśnie na ten etap cały czas czekamy. Nawet jeśli wyjeżdżasz na Erasmusa bez dofinansowania, musisz podpisać umowę z grantem zerowym. Po co? Każdy student może odbyć studia za granicą tylko raz w życiu, więc muszą one zostać udokumentowane.

Co poza tym? Oprócz stypendium możesz ubiegać się o jednorazowe dofinansowanie od rektora (na AGH w kwocie 500 PLN). Oczywiście nie obejdzie się bez podpisu dziekana. Możesz też poszukać innego źródła finansowania, na przykład Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy w przypadku wyjazdów do Norwegii, Lichtensteinu i na Islandię. Program działa na tych samych zasadach co Erasmus, ale kwota dofinansowania jest wyższa (bo pochodzi z innych źródeł). Możesz też spróbować wyjechać na wspomniane wyżej praktyki Erasmusa, które mogą odbywać się nawet w wakacje.

Moja rada jest taka, żeby cierpliwie walczyć ze wszystkimi formalnościami, a w przypadku problemów chodzić i pytać aż się wychodzi :) panie z Działu Współpracy z Zagranicą widują nas tak często, że już nas znają i pamiętają. To właśnie one są odpowiedzialne za cały proces wyjazdów za granicę w ramach przeróżnych programów. Prawdopodobnie zaprzyjaźnisz się też z dziekanem Twojego wydziału, którego podpis musi widnieć na najważniejszych dokumentach, a już na pewno z koordynaotrem umowy i pracownikami dziekanatu.

Mimo że to wygląda strasznie, w rzeczywistości takie straszne nie jest. Erasmus jest warty zachodu i słyszę to od każdego, kto ma to wszystko już za sobą. Powodzenia :)

tl; dr;

Za długi post? :) 

W dużym skrócie opisuje formalności jakie muszą zostać załatwione przed wyjazdem. Począwszy od podpisania nowej umowy bilateralnej, przez Learning Agreement, aż po umowę finansową. Gdzie szukać informacji, do kogo kierować pytania, co podpisać i właściwie po co to wszystko :p 

Więc w skrócie wygląda to tak:

Krok 1: wybór uczelni z listy i kontakt z koordynatorem umowy bilateralnej lub zainicjowanie podpisania nowej umowy
Krok 2: złożenie wstępnej ankiety do celów rekrutacji w obrębie uczelni
Krok 3: sporządzenie Learning Agreement i uzyskanie podpisu dziekana oraz uczelni zagranicznej
Krok 4: podpisanie umowy finansowej
Krok 5: wyjazd :)

K.